W chwili obecnej w większości organizacji pojawiają się problemy związane z zarządzaniem informacją. Jak wynika z wyników badań przeprowadzonych przez największe firmy doradcze, tylko 20% informacji generowanych i otrzymywanych przez organizacje przechowywanych jest w sposób zorganizowany. Wynikiem są najczęściej problemy z szybkim dotarciem do żądanej przez pracownika informacji związanej z wykonywanymi przez niego zadaniami.

W związku z tym pierwszoplanową potrzebą staje się wdrażanie systemów zarządzania dokumentami i informacją pozwalających na obsługę następujących podstawowych z punktu widzenia użytkowników i kierownictwa funkcji:

Przechwytywanie i zapis dokumentów
Generalnie dokumenty, z jakimi mają najczęściej do czynienia użytkownicy, można podzielić według trzech kryteriów:

• Miejsce powstania dokumentu – dokumenty mogą być tworzone przez pracowników organizacji lub własne systemy informatyczne, 
• Forma dokumentu - w formie papierowej przychodzące z zewnątrz organizacji lub dokumenty elektroniczne pochodzące z dowolnych programów użytkowych, 
• Wymagania prawne dotyczące dokumentu – głównym czynnikiem jest możliwość dotarcia do dokumentów prawnych związanych z obrotem gospodarczym, wymagających przechowywania w oryginalnej formie, tj. zawierającej wszystkie podpisy, pieczątki i adnotacje powstające w czasie przetwarzania dokumentów.

Każdy z dokumentów, niezależnie od formy, miejsca powstania czy wymagań prawnych musi mieć możliwość obsłużenia przez system zarządzania dokumentami. W tym celu w systemie powinno istnieć rozwiązanie pozwalające na szybkie i proste przetwarzanie dokumentów występujących w formie papierowej na wersję elektroniczną i zapisywanie ich do systemu. Za ten rodzaj przetwarzania odpowiadają stanowiska skanowania dokumentów, opisane poniżej. Proces zapisu dokumentu do systemu powinien być jak najbardziej uproszczony i możliwy do wykonania przez zwykłych użytkowników systemu.

Współdzielenie informacji przez użytkowników
Jedną z największych problemów zarządzania informacją jest utrudniona wymiana wiedzy między poszczególnymi pracownikami. Wynika to z praktyki zapisywania istotnych dokumentów na osobistych stacjach roboczych użytkowników. Zaletą systemów zarządzania dokumentami jest wspólne repozytorium wiedzy dostępnej dla wszystkich członków organizacji.

Udostępnianie i szybki dostęp do dokumentów
Dzięki współdzieleniu informacji przez użytkowników i posiadaniu wspólnego repozytorium dokumentów systemy mogą przechowywać ogromne ilości informacji gotowej do dalszego wykorzystania. Aby wykorzystanie to mogło w pełni efektywne, konieczne jest spełnienie dwóch podstawowych warunków:

Łatwe i szybkie wyszukanie żądanej informacji
Konieczne jest zapewnienie wydajnych mechanizmów wyszukiwania dokumentów opartych o możliwości kategoryzacji dokumentów, zespół indeksów wspomagających wyszukiwanie oraz możliwość wyszukiwania konkretnej treści dokumentu.

Szybki podgląd zawartości dokumentu
Obecnie organizacje wykorzystują dokumenty elektroniczne tworzone w wielu różnych systemach informatycznych. Praktycznie, każdy z takich dokumentów posiada inny format zapisu. W związku z tym mogą pojawiać się problemy z odczytaniem treści dokumentu bez zainstalowanej na stacji roboczej użytkownika odpowiedniej aplikacji w której dokument został utworzony. Z praktyki wynika, że zazwyczaj jest to niemożliwe do osiągnięcia. System zarządzania dokumentami powinien więc zapewniać mechanizmy podglądu dokumentów występujących w dowolnych formatach.

Kolejnym ważnym czynnikiem jest zapewnienie ciągłej dostępności informacji w systemie. System powinien w sposób ciągły (on-line lub near-on-line) udostępniać pełną zawartość repozytorium, niezależnie od czasu powstania poszczególnych dokumentów oraz ogólnego wolumenu dokumentów w systemie. Z punktu widzenia użytkownika, niedopuszczalne jest dłuższe niż kilkanaście sekund oczekiwanie na dostarczenie żądanej informacji.

Możliwość zapisu i dostępu do dokumentów przez Internet
Większość dużych organizacje posiada rozproszoną strukturę organizacyjną. Ponieważ większość z nich ma obecnie dostęp do sieci Internetu lub własnych sieci Intranetowych, system powinien mieć możliwość wykorzystania tych mediów wymiany informacji. Rozwiązanie takie daje dodatkową możliwość dostępu do informacji w czasie wyjazdów służbowych czy podczas pracy w domu.

Kontrola dostępu do informacji
Ponieważ w systemach ze współdzielonym dostępem wszyscy uprawnieni użytkownicy mają dostęp do systemu, należy zapewnić odpowiednią kontrolę dostępu do dokumentów. W tego rodzaju systemach mamy do czynienia z dwoma rodzajami kontroli ustalanymi niezależnie dla różnych grup lub pojedynczych użytkowników:

Dostęp do dokumentów
Użytkownicy powinni mieć dostęp tylko do dokumentów z przyznanymi przywilejami dostępu. Nie powinna być dopuszczalna sytuacja, żeby użytkownicy mieli informacje o dokumentach w systemie do których nie mają dostępu.

Dostęp do działań na dokumentach
W zależności od uprawnień i statusu dokumentu powinna być możliwość ograniczania dostępu tylko do odczytu, zapisu nowego dokumentu, modyfikacji istniejących dokumentów, czy tworzenia nowych wersji.

Zapewnienie bezpiecznego przechowywania i przesyłania dokumentów
Bezpieczeństwo i trwałość przechowywanych informacji jest jednym z krytycznych czynników w systemach zarządzania dokumentami. Z jednej strony są to wymogi prawne i organizacyjne dotyczące trwałych nośników zapisów informacji, z drugiej strony zapewnienie poufności i bezpieczeństwa przesyłanych danych.

Stanowiska skanowania dokumentów
Rozwiązania w zakresie skanowania dokumentów muszą spełniać kilka podstawowych warunków umożliwiających wydajne przetwarzanie dokumentów:

Odpowiednie urządzenia skanujące
Dobór skanerów musi być dostosowany do ilości, jakości i formatu skanowanych dokumentów.

Oprogramowanie wspomagające skanowanie
Największe problemy sprawia zazwyczaj osiągniecie odpowiedniej jakości zeskanowanego obrazu dokumentu. W zależności od rodzaju i jakości poszczególnych dokumentów dotychczas konieczne było odpowiednie, ręczne dobieranie parametrów skanowania i często wielokrotne skanowanie tych samych kartek. Oczywiście taki proces w znacznym stopniu wydłuża sam proces skanowania oraz prowadzi do obniżenia komfortu pracy użytkowników. W związku z tym uzasadnione jest zastosowanie dodatkowych programów, dynamicznie dobierających parametry skanowania i jednocześnie posiadające dodatkowe funkcje ulepszania jakości obrazu dokumentu. Należy do nich usuwanie smug, prostowanie przekrzywionych dokumentów, usuwanie czarnego tła. Dzięki takim funkcjom można uzyskać optymalną jakość skanowanych obrazów, przy jednoczesnej minimalizacji rozmiarów plików, co jest niebagatelną zaleta w przypadku dużych repozytoriów dokumentów.